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檔案資源與地方志編纂

2014-10-30 09:57:40
  一、談談對檔案的認識
  我對檔案的認識是有一個過程的,對于檔案我可概括這樣幾句話:從對檔案感性認識到理性認識的過程;從被動整理檔案到主動整理檔案;從你要我存檔到主動聯系千方百計找資料存檔;從原始檔案整理到從中主動進行編研,再想到用檔案資料參與地方志進行編纂,能留給后人反映真實的邱隘鎮社會活動過程。
  我從1987年到梅墟做兼職檔案工作開始,就與檔案結下了不解之緣,雖中途干過婦聯、工會工作外,2006年又回到做檔案工作直到現在,起先是因為工作職責關系,反正把收集過來的資料整理歸檔,只要符合上級檔案局的要求就是我最大的滿足。直到有一天2006.7.25青田縣灘坑水電站移民,第一批移民建房落實在邱隘鎮沈家村的有4戶人家,房子已造好了,可以做土地證了,但怎么也找不到灘坑水庫移民批文,是區政府批文,這些都是做土地證的必要證件,如果到青田去查閱檔案,需要一筆路費和時間,于是移民戶就托人找到了鎮農辦盧裕仁介紹要求查閱,邱隘鎮綜合檔案室為其提供了相關資料,118-2005-12(盒)節約了去青田一筆路費和寶貴的時間。這是我認為檔案也不是白做,也能發揮一下作用的。
  接下去查檔的作用可大了如婚姻檔案等,但查找還是不方便,我辦公室在1樓,檔案室在5樓,上下樓加查找還是花費時間。這是我多么想不用上五樓,就能調閱檔案。隨著檔案事業的進步,2003年檔案用泰宇軟件整理,取消了文書立卷、案卷裝訂、編寫頁碼,不再編寫案卷目錄、文號索引等檢索工具,將檔案保管單位由“卷”改為“件”,將所有應歸檔的文件按“年度—保管期限”的分類方法,以件為單位裝訂后直接歸檔,從而大大簡化了紙質文檔手續。2008年泰宇文檔升級為龍宇數字化檔案室管理,實行文檔一體化管理。實行數字化檔案建設,電子文件移交。但還不是真正意義上數字檔案,因為只能查目錄,還不能查到目錄下的全部內容,對于查閱還是要上5樓。
  2010年檔案全部實行數字化檔案建設,把檔案原件重要的用掃描儀或電子文件進行傳輸并聯接電子文檔。我鎮也開始創建檔案信息化建設,創建數字檔案室,鎮政府投入資金2萬,配備了一臺內存為4T的計算機,有了足夠的內存空間,配備了一臺速度較快的掃描儀,以及全宗檔案箱一只。鎮級綜合檔案室用上龍宇檔案軟件并全部實現數字化掛接。我的積極性一下子提高了不少,一口氣把鎮檔案室內重要的檔案,包括編研材料全部進行了掃描,共計數量10.5g,2011.10.8邱隘鎮張家瀛村村民盧亞芳因結婚證遺失前去補辦,故到鎮綜合檔案室要求查找原件,它是2001年結婚,屬于按卷整理的檔案。這時邱隘鎮已開始實施數字化檔案,我把2001-2002年的按卷整理的檔案也進行了數字化,因此,盧亞芳三字打進去,一下就找到了所需資料,他成了邱隘鎮第一位享受數字化檔案成果的第一人。這時邱隘鎮才算是真正意義上的數字檔案室,實現了不用上五樓就能查閱檔案的夢想。
  查閱方便使我嘗到了甜頭,再也不用上5樓省事省力。這是的我已經充分認識檔案的重要性,它是反映一個鄉鎮文化的重要載體,因此在收集資料方面也要反映邱隘自己的特色,并主動去收集相關資料。我一般用以下幾種方法收集:1、做參謀,黨委會開會時,爭取請分管領導在會議上提醒一下領導年底資料要歸檔;2、準備一份歸檔范圍資料,過年前把各辦要歸檔的資料用書面形式發給各辦主任;3、發短信,發給每位有歸檔任務的同志,明確把手中資料在規定時間內移交給綜合檔案室;4、上門催討,有的資料在個人手中,你不催討他不給,你去了見面不好意思也就給了你;5、協助整理,有的同志工作忙,就說我一年資料都在此,你幫我整理一下,如照片檔案,電子文件檔案。6、主動收集網絡上的有關反映邱隘鎮的材料,通過上述6種方法,基本上能收集到完整的資料。通過分類整理掃描落實進行歸檔。
  但這些檔案材料如果不進行編研,不能為大多數人進行利用,只是一堆整理了的資料,不能發揮更大的作用,因此我在對整理完畢后的檔案資料主動進行編研。目前已整理的有1955年-2011年邱隘鎮統計年鑒,這是邱隘特色,上級沒有要求;1985年-2012年大事記;1981年-2012年邱隘鎮黨組織、黨代會、人代會簡介;1992年-2011年邱隘鎮年鑒;2001-2012年邱隘鎮邱政、鎮委、鎮委干文件電子稿;2004年-2013年邱隘鎮慈善協議書等材料。
  二、談談鎮志編纂與檔案工作的關系
  想到用檔案資料參與地方志進行編纂留給后人。這是我的又一個夢,但我一人的力量是不夠的,這是機會來了,鎮黨委剛好想編一部邱隘鎮志要留傳給后世,要能全面、客觀、真實、科學地記載邱隘鎮建置轄區內的歷史演革與發展建設情況,豐富和充實邱隘鎮地情資料,充分發揮地方志“存史、資政、育人”的功能,更好地服務于全鎮經濟建設和社會發展。黨委決定利用約二年時間編纂邱隘鎮志。
  邱隘鎮志編纂工作自2012年10月啟動以來,我主動參與其中,資料收集工作成為第一個要素,而檔案收集及時,材料完整.鑒選得當的檔案資料是編寫鎮志的重要來源之一。我作為一名檔案工作者能參與這次編撰工作,成為一名地方志工作的參與者,從中受益匪淺。通過對以下三點的認識,我對檔案與修編地方志的認識有了新的認識和想法,對自己做檔案工作也體現了自身價值,主動去收集檔案成為了自己的自覺行為。
  (一)地方志與檔案的關系。
  地方志是自然環境和人文歷史全面情況的資料性著述,可以說是一個地域性的百科全書,它客觀系統地記述本鄉鎮內自然、政治、經濟、文化、社會等各方面的情況,充分反映改革開放和社會主義現代化建設的偉大歷程,并以存史、資政、育人為方向,為和諧邱隘提供優質服務;而檔案是指過去和現在的國家機構、社會組織以及個人從事政治、軍事、經濟、科學、技術、文化、宗教等活動,直接形成的對國家和社會有保存價值的各種文字、圖表、聲像等不同形式的歷史記錄,所以檔案資料是最有具權威性的資料;而地方志書所涉及豐富的內容、詳實的資料、突出的地方特點和時代特色,其資料來源主要是檔案資料:如邱隘建置沿革、人口、新農村建設、管理機構、工業、農業、教育、衛生、財稅金融、政黨社團、政務、人大、政府、政協機構、大事記等,還有鄞州已編的各種志書、邱隘鎮年鑒及相關地情文獻和具有保存和使用價值的文字、圖表、照片、聲像等各種載體的材料,都可有由邱隘鎮檔案及各單位各部門的檔案室提供。
   編修地方志與檔案工作之間,既有不同之處,又有緊密的內在聯系。檔案是歷史的原始記錄,地方志是歷史的系統記載,是資料性著述。編修地方志離不開檔案,沒有檔案,編修地方志就成了無本之木,無源之水。同時,如果室藏檔案不用來編修地方志,也就失去了檔案的重要作用。檔案的社會性顯現和針對性應用,只有在編成志書后發揮才能顯示出“資政”功能。
  但單靠檔案的收集是遠遠不夠的,如地理、物產資源、路橋河道、公用設施、房屋建筑、名特優產品、商業、地方名吃及及制作工藝簡介、文物古跡、傳世文物、歷史人物、民間藝人、宗教、姓氏宗族、古籍詩文選錄、宗譜等,這些還要通過走訪名人,收集民間、查找網絡、走訪當事人等進行收集。所有這些資料都是邱隘的“百科全書”的基礎元素,是記錄一個鄉鎮發展脈絡的重要符號。因此,正確認識和處理好地方志與檔案之間的相互關系,對于推動盛世編纂地方志和檔案管理工作的發展,有著十分重要的意義
  (二)地方志編纂與檔案的收集整理
  編纂地方志的原則是述而不論,要符合歷史事實,堅持實事求是為原則,突出邱隘特色和時代特色,全面、客觀、真實、科學地反映邱隘轄區內的演革歷史、發展成果和現實狀況,做到觀點正確、結構合理、內容翔實、重點突出、去偽存真、去粗取精、準確記述,做到不溢美、不諉過;而檔案的原則是“維護黨和國家歷史真實面貌”,它收集的來源由三大類,機構、組織和個人,而我們收集的僅僅是由所在機構、組織形成的,將辦理完畢的文件轉化而來,且具有一定查考利用價值的文件,才能成為檔案,可以說“文件是檔案的前身,檔案是文件的歸宿”,并按照一定的規律保存起來的文件,才能最后成為檔案。從這個角度來看,可以說“文件是檔案的因素,檔案是文件的組合”。
  編修地方志要利用各方面的材料,其中檔案是最為可靠的資料來源之一,在反映事物本來面貌的真實性方面,檔案材料是其他材料無法比擬的。所以,要進行歷史研究,編纂成高質量的地方志書,一部詳實可靠富有參考價值和教育意義的地方志書,必須利用查閱檔案資料;而編修地方志又豐富了館藏檔案資料,館藏的檔案材料越豐富、越完整,越便于史志的編寫;編修地方志使檔案材料得到更好的補充和考證。檔案材料如不經過利用與編研,也難于發現館藏檔案有什么缺漏和問題。因此,檔案部門參與編修地方志,是借用社會力量進行考證檔案材料的好機會。
  (三)通過編修地方志,豐富了檔案資料
  如今檔案機構健全,數字檔案查閱方便,檔案部門更應主動為修志提供服務。使檔案部門原來缺少的資料,通過修志的廣泛征集,而進入檔案室,又可極大地豐富室藏。如邱隘鎮檔案室通過收志收集到了邱氏宗譜家譜(用小楷字手寫)、董氏家譜、陳氏家譜、徐家家譜、續修四庫全書(乾隆)鄞縣志(手寫)、鄞縣圖志、1913年注冊商標等及鎮內衛生、學校歷史等材料,通過現代化的技術掃描把它變成數字保存并歸入到檔案中,所有征集到的資料數十倍于最后定稿材料,待邱隘鎮志完成后,一并整理歸檔,豐富了室藏檔案。
  三、目前檔案工作存在的問題及今后努力方向
  地方志的編修者為編纂一部能傳世的地方志史,需要廣泛地搜尋、匯集史料。在這次邱隘修志工作中就反映出過去檔案資料不足的問題。其原因主要有:一是機構、單位變動撤擴并等造成資料散失。二是特殊年份機構不完整收集不全,還有各種社會機構、私營個體企業、農業、市場等方面的資料有的未曾收集,三是由于有的干部檔案意識不強,經手的資料不存檔,時間一長就導致材料不完整。在編纂過程中,有些檔案材料的缺漏和問題就暴露出來了,實踐證明,檔案是編修地方志的重要依據,是編修地方志最完整、最系統、最可靠、最重要的史料來源之一,檔案不足部門只能靠社會力量去收集,各級檔案館也應全力支持鄉鎮編纂地方志,因編纂地方志又能反過來對檔案材料進行考證,也促進了檔案的征集。因此,編纂地方志與檔案工作是互相促進、相輔相成的。
  通過修志,使檔案工作拓寬了視野,更新了觀念,作為檔案工作者不是坐在辦公室里等接收檔案,等用戶來查找時再去找檔案,而是要主動去收集,眼光不能局限在機關各辦公室,而是要放眼全社會,網絡、及名人等,應積極主動地征集反映本地特色的檔案資料,廣泛收集有關人物、自然、政治、經濟、文化、社會等各方面的書刊、譜牒、實物等資料;主動地為地方志編纂的用戶提供材料,為地方經濟、政治、治安提供全面、系統、翔實的資料。
  編纂地方志從某種意義上講,又是科學化、系統化了的檔案資料,它是一項規模龐大的系統工程,在征集過程中也反映出各部門檔案工作是否做得出色的另一面體現,作為一名檔案工作者,我的夢想就是要全心全意地去收集社會發展的每一個元素,去服務好廣大檔案利用者,為和諧邱隘提供優質服務。

作者:鄞州區邱隘鎮政府  孫碧君

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